Informativa Privacy per acquisizione CV ed informazioni dei candidati (via web o altra modalità) ai sensi dell’articolo 13, Regolamento Europeo 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016(in breve, rispettivamente l’“Informativa” ed il “Regolamento” o il “GDPR”)
In ottemperanza agli obblighi previsti dal Regolamento, con la presente Aegis S.r.l. in persona del legale rappresentante pro-tempore, Sede legale: Via Settala, 10, 20124 Milano, C.F./P.I. 03516140963, Indirizzo PEC: aegishr@legalmail.it, nella sua qualità di titolare del trattamento (di seguito, il “Titolare”) e, ove applicabile, Aegis UK- Recruiting & Consulting Ltd. in persona del legale rappresentante pro-tempore, Sede legale: 20 Fitzroy Square W1T 6EJ- Londra, Regno Unito, C.F./P.I. 255 7676 63, Indirizzo email: aegishr@legalmail.it, nella sua qualità di responsabile del trattamento, forniscono la seguente informativa ai sensi dell’art. 13, GDPR, relativamente al trattamento dei dati personali che La riguardano e che ci sono stati o che ci verranno da Lei o da altri comunicati.
Il trattamento dei dati personali sarà realizzato alle seguenti condizioni.
1. Identità e dati di contatto del Titolare:
Aegis S.r.l. in persona del legale rappresentante pro-tempore, Sede legale: Via Settala, 10, 20124 Milano, C.F./P.I. 03516140963, Indirizzo PEC: aegishr@legalmail.it (di seguito, il “Titolare”).
2. Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (DPO)
Aegis S.r.l. ha provveduto a nominare un “responsabile della protezione dei dati” (“DPO”) nella persona dell’Avv. Antonio Virgallita, reperibile alla email: privacy@aegishcgroup.com.
Potrà liberamente contattare il DPO per tutte le questioni relative al Trattamento dei suoi Dati Personali e/o nel caso volesse esercitare i suoi diritti, come di seguito indicati e descritti, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo di posta elettronica fornito nella presente sezione.
3. Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali e base giuridica del trattamenti:
I Suoi dati personali saranno trattati:
(i) senza il Suo consenso (articolo 6, lettere b, c, f, GDPR), per le seguenti finalità:
- ricerca e selezione del personale e attività di aggiornamento di tali ricerche, per posizioni attuali e future, da inserire nell’ambito dell’organizzazione di aziende, società od enti terzi in favore delle/dei quali il Titolare opera, nonché studi di settore su base anonima, finalizzati alla fornitura di servizi informativi e divulgativi da parte del Titolare;
- adempimento degli obblighi previsti da leggi italiane o estere, dai regolamenti applicabili al settore di attività del Titolare, dal CCNL o da altre norme vincolanti (in particolare, in materia fiscale, previdenziale ed assistenziale, di igiene e sicurezza sul lavoro, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica);
(ii) con il Suo consenso (articolo 7, GDPR), per le seguenti finalità:
- comunicazione dei Suoi dati, ivi inclusi i dati particolari di cui agli artt. 9 e 10 GDPR ulteriori rispetto a quello dell’appartenenza alle “categorie protette” eventualmente forniti dall’Interessato, nonché eventuali schede individuali, con sintetico profilo descrittivo redatto dal Titolare a seguito di uno o più colloqui e risultati delle attività di assessment svolte, a terzi soggetti i quali si avvalgano delle prestazioni professionali del Titolare, per la ricerca e selezione del personale;
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla sezione (i) che precede è obbligatorio. La mancanza dei dati e/o l’eventuale espresso rifiuto al trattamento comporterà l'impossibilità per il Titolare di svolgere le proprie attività per cui è stato contattato o ha contattato il candidato anche legate al processo di ricerca e selezione. Per quanto riguarda lo svolgimento di studi di settore su base anonima, l’Interessato potrà ottenere la sospensione dell’invio di eventuali questionari a mezzo e-mail, facendone espressa richiesta all’indirizzo privacy@aegishcgroup.com.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla sezione (ii) è facoltativo, con la conseguenza che Lei potrà decidere di non fornire il Suo consenso, ovvero di revocarlo in qualsiasi momento. In tal caso, il Titolare non potrà, tuttavia, fornire la maggior parte dei servizi che normalmente fornisce ai candidati, non potendo comunicare i dati personali a terzi soggetti i quali si avvalgano delle prestazioni professionali del Titolare, per la ricerca e selezione del personale . In caso di conferimento del consenso, il Titolare comunica che, ai sensi dell’art. 7, GDPR, lo stesso verrà considerato valido ed efficace per un periodo di 18 mesi a partire dalla data in cui lo stesso è stato prestato e/o rinnovato, fermo restando ogni diritto come sancito dal Regolamento. Tale termine è stato definito dal Titolare sulla base della durata media dei mandati di ricerca e selezione ricevuti dai propri clienti.
4. Categorie di dati personali trattati
In conformità all’art. 4, n. 1, GDPR per "dato personale" si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile, direttamente o indirettamente, per mezzo di qualsiasi identificativo come il nome, un numero di identificazione aziendale, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale - che sia stata acquisita dal Titolare in relazione al candidato.
Per il raggiungimento delle finalità di trattamento sopra menzionate, in conformità al principio di minimizzazione previsto dall’art. 5, comma 1, lettera (c), GDPR, il Titolare non ha la necessità di trattare particolari categorie di dati, come definiti agli articoli 9 e 10, GDPR, riguardanti Lei ed eventualmente i Suoi familiari, fatto salvo il solo dato sensibile relativo all’appartenenza o meno a c.d. “categorie protette”. La invitiamo, pertanto, ad astenersi dall’invio al Titolare di dati personali ulteriori, di qualsiasi tipo, non necessari per lo svolgimento della procedura di selezione, qualora dovesse procedere all’invio di tali dati, il Titolare avrà la facoltà di eliminarli e/o oscurarli e/o criptarli e, in ogni caso, non trattarli per alcuna finalità di cui al paragrafo 2 che precede.
Si precisa che l’eventuale trattamento dei dati di cui in oggetto avverrà anche nel rispetto di quanto disposto dall’art. 8 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) che pone in capo al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione e nel corso di svolgimento del rapporto di lavoro, il divieto di effettuare indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché sui fatti non rilevanti ai fini della valutazione delle Sue attitudini professionali. In particolare, il Titolare tratterà i dati personali presenti nel CV ricevuto dal candidato e schede individuali, con sintetico profilo descrittivo redatto dal Titolare a seguito di uno o più colloqui.
5. Categorie di destinatari dei dati personali
Per le finalità di cui al paragrafo 2, sezione (i) che precede i dati da Lei forniti potranno essere resi accessibili:
(i) a dipendenti e collaboratori del Titolare e/o di altre società controllate, collegate, facenti parte del medesimo Gruppo societario di cui il Titolare fa parte (Aegis UK, Aegis Human Consulting Group S.r.l., Geekandjob S.r.l.), nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati o di responsabili del trattamento;
(ii) professionisti e studi professionali incaricati dal Titolare, studi legali e di consulenza, fornitori di servizi di consulenza e/o formazione e/o assessment ed, in generale, soggetti terzi con i quali il Titolare abbia concluso un eventuale rapporto contrattuale al fine dello svolgimento delle attività di cui al par. 3 che precede, che siano stati debitamente nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28, GDPR;
(iii) a pubbliche autorità per gli adempimenti di legge e le finalità di vigilanza, pubbliche amministrazioni, enti ed organismi pubblici (nazionali ed esteri).
L’elenco aggiornato dei Responsabili e dei soggetti Autorizzati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare.
6. Modalità di trattamento dei dati personali
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4, n. 2), GDPR - compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati - e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, qualsiasi altra forma di messa disposizione, raffronto, interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione dei dati.
I Dati saranno trattati sia mediante strumenti tradizionali (moduli, formulari, ecc.), che informatici. In ogni caso sarà garantita la loro sicurezza, logica e fisica, e, in generale, la loro riservatezza e viene esclusa ogni attività di diffusione dei dati personali.
7. Trasferimento di dati personali all’estero
I Suoi dati personali saranno trattati, gestiti e conservati su server ubicati all’interno dello Spazio Economico Europeo e potrebbero essere trasferiti, qualora necessario per l’espletamento delle attività di cui al paragrafo 3 che precede, in alcuni paesi al di fuori del territorio europeo (UK, Stati Uniti, Emirati Arabi Uniti e India). Qualora dovesse essere necessario avvalersi dei servizi di terzi che si trovano al di fuori del territorio europeo, La informiamo sin d’ora che:
- il Titolare ha provveduto a nominare tali soggetti Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, stipulando uno specifico accordo che garantisca il trasferimento con adeguate garanzie di sicurezza e rispetto dei principi sanciti dal Regolamento e
- il trasferimento dei Suoi dati personali a tali soggetti sarà effettuato nella stretta osservanza di quanto disposto dagli articoli 44 e seguenti del Regolamento.
Questo Le assicura che saranno adottate tutte le misure necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei Suoi dati personali poiché tale trasferimento si baserà su accordi contrattuali o altre idonee basi giuridiche predisposte per tutelare i Suoi diritti e interessi.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.
7. Periodo di conservazione dei dati personali
I Suoi dati personali saranno conservati per l’intera durata del mandato ricevuto dal cliente per la ricerca e selezione del personale per cui i Suoi dati sono stati raccolti dal Titolare e, al termine dello stesso (per qualsivoglia ragione e/o causa) i dati verranno conservati per la durata dei termini prescrizionali applicabili ex lege.
8. Diritti dell’interessato
In conformità a quanto previsto nel capo III, Sezione I, GDPR, Lei, in qualità di interessato, ha il diritto di esercitare i diritti ivi contenuti ed in particolare:
(i) accedere ai dati personali;
(ii) ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano; in caso di richiesta di cancellazione, l’Interessato ha altresì diritto ad ottenere che il Titolare – tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione – adottino le misure ragionevoli, anche tecniche, ad informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali;
(iii) opporsi al trattamento;
(iv) richiedere la portabilità dei dati;
(v) revocare il consenso, ove previsto, in qualsiasi momento, senza, peraltro, che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca;
(vi) proporre reclamo all'autorità di controllo.
L’Interessato può inviare una richiesta di esercizio di tali diritti mediante invio di una comunicazione e-mail all’indirizzo: privacy@aegishcgroup.com